Limpiar datos en Excel sin tocar la hoja original
Te pasan un Excel con nombres en mayúsculas, fechas en tres formatos, números guardados como texto y «España», «ESP» y «Spain» mezclados. Con este prompt, tu agente de todo.is limpia una copia según tus reglas, deja la hoja original intacta, te marca las filas dudosas y te explica cada cambio en un registro.
El prompt
- Limpia la hoja de cálculo adjunta [NOMBRE DEL ARCHIVO]. Deja la hoja original sin tocar y añade una hoja «Limpia». Reglas: quita espacios sobrantes, corrige mayúsculas y minúsculas de nombres y ciudades, convierte todas las fechas a [FORMATO DE FECHA], convierte los números guardados como texto en números de verdad, unifica los teléfonos con el formato [FORMATO DE TELÉFONO], separa [COLUMNA QUE SEPARAR] en columnas distintas, unifica valores como «España / ESP / Spain» en una sola forma y elimina las filas completamente vacías. No borres ninguna fila con datos. Marca en una hoja «Revisar» las filas con emails no válidos, fechas imposibles o campos obligatorios vacíos ([COLUMNAS OBLIGATORIAS]). Añade una hoja «Registro de cambios» con el número de correcciones de cada tipo y ejemplos. Devuélvemelo como archivo .xlsx.
Qué cambiar
- [NOMBRE DEL ARCHIVO]: Adjunta tu Excel o CSV y escribe su nombre, por ejemplo «inscripciones_jornada.xlsx».
- [FORMATO DE FECHA]: Por ejemplo «DD/MM/AAAA» o «AAAA-MM-DD».
- [FORMATO DE TELÉFONO]: Por ejemplo «+34 612 345 678 (internacional)» o «deja los teléfonos como están».
- [COLUMNA QUE SEPARAR]: Por ejemplo «Nombre completo en Nombre y Apellidos» o «Dirección en Calle, Ciudad y Código postal». Escribe «ninguna» para omitirlo.
- [COLUMNAS OBLIGATORIAS]: Por ejemplo «Email y Empresa».
Ejemplo de resultado
- inscripciones_jornada_limpio.xlsx (ejemplo)
- Hojas
- • Original: tus datos, sin tocar
- • Limpia: 2.418 filas, en el mismo orden, ya limpias
- • Revisar: 57 filas que necesitan una decisión tuya
- • Registro de cambios: cada tipo de corrección con su recuento
- Registro de cambios
- • Espacios sobrantes quitados: 642 celdas (p. ej. « María López » → «María López»)
- • Mayúsculas y minúsculas: 388 nombres y ciudades (p. ej. «JUAN DE LA FUENTE» → «Juan de la Fuente», «san sebastián» → «San Sebastián»)
- • Fechas unificadas a DD/MM/AAAA: 1.120 celdas. El archivo mezclaba «03/04/2026», «4 mar 2026» y números de serie de Excel. Fechas como 03/04 se han leído como día/mes porque el 92 % de las fechas claras de esa columna ponían el día primero
- • Números guardados como texto: 214 celdas convertidas en «Entradas» e «Importe», incluidas las que usaban punto como separador decimal
- • Teléfonos: 1.377 con formato +34. 19 demasiado cortos para corregirlos, marcados
- • Países: «ES», «ESP», «Spain» y «España» → «España» (233 celdas)
- • Nombre completo separado en Nombre y Apellidos. Con los nombres compuestos (María José, Juan Carlos) se ha mantenido el nombre completo y los dos apellidos juntos; 12 casos dudosos están en Revisar
- • Filas vacías eliminadas: 31 (sin datos en ninguna columna)
- Revisar (muestra)
- • Fila 118: email «ana.berg@gmial.com», probablemente una errata de gmail.com
- • Fila 402: fecha de inscripción 11/02/2031, en el futuro
- • Fila 977: falta Empresa (obligatoria)
- • Fila 1.530: mismo email que la fila 1.529 con otro nombre, posible duplicado
- Sin cambiar
- • No se ha borrado ninguna fila salvo las totalmente vacías
- • Los duplicados se han marcado, no eliminado. Pide «elimina duplicados por email» si lo quieres
Cómo hacerlo con todo.is
- Adjunta tu hoja de cálculo y copia el prompt con tus formatos y columnas obligatorias.
- Envíalo desde la pantalla Hoy de todo.is, o adjunta el archivo a tu agente en WhatsApp o Telegram.
- Tu agente limpia una copia, conserva la hoja original y registra cada tipo de cambio.
- Revisa la hoja «Revisar» y responde con tus decisiones, como «cambia gmial por gmail en todas».
Consejos para un mejor resultado
- Conserva siempre la hoja original. Es más fácil fiarte de la limpieza cuando puedes comparar.
- Indica el orden de las fechas de tus datos (día primero o mes primero). 03/04 no significa lo mismo en España que en Estados Unidos.
- En España los apellidos suelen ser dos: pide que «Apellidos» vaya en una sola columna o en Apellido 1 y Apellido 2, según lo que necesites.
- Si vas a pegar datos nuevos cada mes, pide fórmulas en lugar de valores fijos, como ESPACIOS, NOMPROPIO o TEXTO.
- Hazlo recurrente para exportaciones semanales: «cada lunes, limpia el archivo que te envíe por email con las mismas reglas».
limpiar datos en Excel: preguntas frecuentes
- ¿Qué significa limpiar datos en Excel? Corregir valores incoherentes o erróneos para que los datos se puedan ordenar, filtrar y analizar: espacios, mayúsculas, formatos de fecha y número, duplicados, celdas vacías y erratas.
- ¿Qué funciones de Excel ayudan a limpiar datos? ESPACIOS quita espacios, NOMPROPIO corrige las mayúsculas de los nombres, VALOR convierte texto en números y TEXTO da formato a las fechas; Buscar y reemplazar o Power Query sirven para cambios masivos. Tu agente también puede escribirte estas fórmulas.
- ¿Puede limpiar un CSV o un archivo de Google Sheets? Sí. Adjunta un CSV o exporta la hoja de Google, y pide el resultado en .xlsx o .csv.
- ¿Mis datos están seguros? Tus archivos se quedan en tu propio espacio de trabajo del agente y solo los usa tu agente.
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