Nettoyer des données Excel sans y passer la soirée, journal des changements inclus
Un export arrive rarement propre : noms en majuscules ou minuscules, dates dans trois formats, nombres stockés en texte, espaces parasites et lignes à moitié vides. Joignez le tableur : avec ce prompt, votre agent todo.is harmonise chaque colonne selon vos règles, signale ce qu’il ne peut pas corriger et vous rend une copie propre avec un onglet qui liste chaque modification.
Le prompt
- Nettoie le tableur joint [NOM DU FICHIER]. Laisse l’onglet d’origine intact et ajoute un onglet « Propre ». Règles : supprime les espaces en trop, corrige la casse des noms et des villes, convertis toutes les dates au format [FORMAT DE DATE], transforme les nombres stockés en texte en vrais nombres, harmonise les numéros de téléphone au format [FORMAT DE TÉLÉPHONE], sépare [COLONNE À SCINDER] en plusieurs colonnes, unifie les variantes comme « FR / France / Fr. » en une seule orthographe et supprime les lignes entièrement vides. Ne supprime aucune ligne qui contient des données. Signale dans un onglet « À vérifier » les lignes avec un e-mail invalide, une date impossible ou un champ obligatoire manquant ([COLONNES OBLIGATOIRES]). Ajoute un onglet « Journal des modifications » avec le nombre de corrections par type et des exemples. Rends le tout en fichier .xlsx.
Ce qu’il faut changer
- [NOM DU FICHIER]: Joignez votre fichier Excel ou CSV et indiquez son nom, par exemple « inscriptions_salon.xlsx ».
- [FORMAT DE DATE]: Par exemple « JJ/MM/AAAA » ou « AAAA-MM-JJ ».
- [FORMAT DE TÉLÉPHONE]: Par exemple « +33 6 12 34 56 78 (international) », « 06 12 34 56 78 » ou « laisse les téléphones tels quels ».
- [COLONNE À SCINDER]: Par exemple « Nom complet en Prénom et Nom » ou « Adresse en Rue, Code postal, Ville ». Écrivez « aucune » pour passer.
- [COLONNES OBLIGATOIRES]: Par exemple « E-mail et Entreprise ».
Exemple de résultat
- inscriptions_salon_propre.xlsx (exemple)
- Onglets
- • Origine : vos données, intactes
- • Propre : 2 418 lignes, dans le même ordre, nettoyées
- • À vérifier : 57 lignes qui demandent une décision humaine
- • Journal des modifications : chaque type de correction avec son nombre
- Journal des modifications
- • Espaces en trop supprimés : 642 cellules (ex. « Marie Dupont » → « Marie Dupont »)
- • Casse : 388 noms et villes (ex. « JEAN-PIERRE le goff » → « Jean-Pierre Le Goff », « saint-étienne » → « Saint-Étienne »)
- • Dates unifiées en JJ/MM/AAAA : 1 120 cellules. Le fichier mélangeait « 2026-04-03 », « 3 avr. 2026 » et des numéros de série Excel. Une date comme 04/03 a été lue jour/mois, car 92 % des dates sans ambiguïté de la colonne étaient au format français
- • Nombres stockés en texte : 214 cellules converties dans « Billets » et « Montant » (dont « 1 250,00 € » écrit en texte)
- • Téléphones : 1 377 mis au format +33. 19 trop courts pour être corrigés, signalés
- • Pays : « FR », « Fr. », « france », « République française » → « France » (233 cellules)
- • Nom complet scindé en Prénom et Nom. 12 noms composés de trois mots ou plus ont gardé les mots en trop dans Nom (ex. « Anne de La Tour »)
- • Lignes vides supprimées : 31 (aucune donnée dans aucune colonne)
- À vérifier (extrait)
- • Ligne 118 : e-mail « anne.martin@gmial.com », probablement une faute de frappe pour gmail.com
- • Ligne 402 : date d’inscription 11/02/2031, dans le futur
- • Ligne 977 : Entreprise manquante (obligatoire)
- • Ligne 1 530 : même e-mail que la ligne 1 529 avec un autre nom, doublon possible
- Non modifié
- • Aucune ligne supprimée, sauf les lignes entièrement vides
- • Les doublons sont signalés, pas supprimés. Demandez « supprime les doublons par e-mail » si vous le souhaitez
Comment faire avec todo.is
- Joignez votre tableur et copiez le prompt avec vos formats et vos colonnes obligatoires.
- Envoyez-le depuis l’écran Aujourd’hui de todo.is, ou joignez le fichier à votre agent sur WhatsApp ou Telegram.
- Votre agent nettoie une copie, garde l’onglet d’origine et consigne chaque type de modification.
- Parcourez l’onglet « À vérifier », puis répondez avec vos décisions, par exemple « corrige gmial en gmail partout ».
Conseils pour un meilleur résultat
- Gardez toujours l’onglet d’origine : on fait plus facilement confiance à un nettoyage qu’on peut comparer.
- Précisez l’ordre de vos dates (jour ou mois en premier). 03/04, c’est le 3 avril en France et le 4 mars aux États-Unis, et les exports de logiciels américains mélangent souvent les deux.
- Si vous recollez de nouvelles données chaque mois, demandez des formules plutôt que des valeurs figées : SUPPRESPACE, NOMPROPRE, CNUM et TEXTE.
- Rendez-le récurrent pour les exports hebdomadaires : « chaque lundi, nettoie le fichier que je t’envoie par e-mail avec les mêmes règles ».
nettoyer des données Excel : questions fréquentes
- Que veut dire nettoyer des données dans Excel ? Corriger les valeurs incohérentes ou fausses pour pouvoir trier, filtrer et analyser : espaces, casse, formats de date et de nombre, doublons, cellules vides et fautes de frappe.
- Quelles fonctions Excel aident à nettoyer des données ? SUPPRESPACE retire les espaces, NOMPROPRE corrige la casse des noms, CNUM transforme du texte en nombre, TEXTE formate les dates, et Rechercher/Remplacer ou Power Query gèrent les corrections en masse. Votre agent peut aussi écrire ces formules pour vous.
- Peut-il nettoyer un CSV ou un Google Sheets ? Oui. Joignez un CSV ou exportez le Google Sheets, et demandez le résultat en .xlsx ou en .csv.
- Mes données sont-elles en sécurité ? Vos fichiers restent dans l’espace de travail de votre agent, et lui seul les utilise.
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