رسالة الرد التلقائي خارج المكتب بالعربية والإنجليزية
إجازة العيد أو دورة تدريبية أو إجازة مرضية، وتريد أن يعرف من يراسلك متى تعود ومن يتابع بدلًا منك. بهذا البرومبت يكتب وكيلك في todo.is رسالة الرد التلقائي بنسختين، للعملاء وللزملاء، بالعربية والإنجليزية معًا كما هو معتاد في كثير من الشركات، ويذكّرك على واتساب بتفعيلها قبل أن تغادر وبإيقافها حين تعود.
الأمر
- اكتب رسالة رد تلقائي لـ [سبب الغياب] من [أول يوم غياب] حتى [يوم العودة]. أثناء غيابي يتابع [الشخص البديل وبريده] [ما الذي يتابعه]. اكتب 3 نسخ: واحدة للمراسلين من خارج الشركة كالعملاء (مهنية)، وواحدة للزملاء (أخف)، وحالة من سطر واحد لـ Slack أو Teams. اجعل النسخة الخارجية بالعربية ثم الإنجليزية في الرسالة نفسها. وضّح هل سأطّلع على البريد ([هل ستتابع البريد]). بلا مزاح في النسخة الخارجية، وكل نسخة أقل من 80 كلمة في كل لغة. ثم ذكّرني على واتساب مساء اليوم السابق لسفري بتفعيل الرد التلقائي، وصباح أول يوم عمل بعد عودتي بإيقافه.
ما الذي تغيّره
- [سبب الغياب]: مثل «إجازة عيد الأضحى»، «إجازة سنوية»، «مؤتمر في دبي»، «إجازة مرضية». ويمكن تركه عامًا: «إجازة».
- [أول يوم غياب]: مثل «الأحد 24 مايو».
- [يوم العودة]: اليوم الذي ستعود فيه فعلًا إلى مكتبك، مثل «الأحد 7 يونيو».
- [الشخص البديل وبريده]: مثل «أ. نجلاء الحربي، najla@nakhla.example». استأذنه أولًا.
- [ما الذي يتابعه]: مثل «استفسارات العملاء العاجلة والفواتير».
- [هل ستتابع البريد]: مثل «لن أتمكن من الاطلاع على البريد» أو «سأطّلع عليه مرة يوميًا للأمور العاجلة».
مثال على النتيجة
- النسخة الخارجية (العملاء والشركاء)
- الموضوع: خارج المكتب حتى 7 يونيو | Out of office until 7 June
- السلام عليكم،
- شكرًا لرسالتكم. أنا في إجازة عيد الأضحى من 24 مايو حتى 4 يونيو، ولن أتمكن من الاطلاع على البريد. سأعود يوم الأحد 7 يونيو وأرد عليكم حينها بإذن الله.
- للاستفسارات العاجلة والفواتير، يرجى التواصل مع أ. نجلاء الحربي على najla@nakhla.example.
- مع التحية،
- عبدالرحمن الغامدي
- Hello,
- Thank you for your email. I am on Eid holiday from 24 May to 4 June with no access to email, and will reply when I am back on Sunday 7 June.
- For urgent matters or invoices, please contact Najla Alharbi at najla@nakhla.example.
- Best regards,
- Abdulrahman Alghamdi
- نسخة الزملاء
- الموضوع: في إجازة حتى 7 يونيو
- أهلًا! أنا في إجازة العيد حتى 7 يونيو وبعيد عن البريد. نجلاء (najla@nakhla.example) تتابع حسابي شركة الريم ومؤسسة تالا. والباقي ينتظرني، وأعدكم أن أقرأ كل شيء حين أعود. عيدكم مبارك!
- حالة Slack
- في إجازة العيد حتى الأحد 7 يونيو. لأمور العملاء العاجلة: @najla
- أمثلة أخرى
- • إجازة مرضية: «أنا في إجازة مرضية اليوم، وسأرد عند عودتي. للأمور العاجلة تواصلوا مع نجلاء على najla@nakhla.example.»
- • عطلة رسمية: «مكاتبنا مغلقة بمناسبة اليوم الوطني يوم 23 سبتمبر، وسنرد على جميع الرسائل يوم 24 سبتمبر.»
- • مؤتمر: «أحضر مؤتمرًا حتى الخميس واطلاعي على البريد محدود. سأرد قبل نهاية الأحد.»
- • إجازة أمومة: «أنا في إجازة أمومة حتى مارس. لكل ما يخص مشاريعي تواصلوا مع نجلاء.»
- ما يجب أن تتضمنه كل رسالة رد تلقائي
- • تاريخ العودة (لا «الأسبوع القادم» فقط)
- • شخص بديل واحد بالاسم والبريد
- • هل تطّلع على البريد أم لا
كيف تنفّذه مع todo.is
- انسخ البرومبت واملأ الأقواس بالتواريخ والشخص البديل.
- أرسله من شاشة «اليوم» في todo.is أو إلى وكيلك على واتساب أو تيليجرام.
- تصلك النسخ الثلاث جاهزة للنسخ، ويضبط وكيلك التذكيرين.
- الصق النص في إعدادات الرد التلقائي في Gmail أو Outlook، واطلب أي تعديل بكلمات بسيطة.
نصائح لنتيجة أفضل
- اذكر يوم عودتك لا آخر يوم في إجازتك. الناس يريدون أن يعرفوا متى ينتظرون الرد.
- انتبه لعطلة نهاية الأسبوع: إن كانت إجازتك تنتهي الخميس ودوامك من الأحد، فيوم العودة هو الأحد.
- لا تذكر تفاصيل سفرك في النسخة الخارجية. «خارج المكتب» تكفي وهي أكثر أمانًا.
- استأذن الشخص البديل قبل ذكر اسمه، وأرسل له قائمة قصيرة بما يتابعه، واحجز صباح أول يوم بعد عودتك في التقويم لقراءة البريد.
رسالة الرد التلقائي: أسئلة شائعة
- ماذا أكتب في رسالة الرد التلقائي؟ متى تغيب، ومتى تعود، وهل تطّلع على البريد، ومن يُتواصل معه في الأمور العاجلة. ثلاثة أو أربعة أسطر قصيرة تكفي.
- هل أكتب الرسالة بالعربية أم بالإنجليزية؟ إن كان من يراسلك يكتب باللغتين فاجعل العربية أولًا ثم الإنجليزية في الرسالة نفسها، فهذا شائع في شركات الخليج ومصر والأردن.
- هل يمكن وضع رسالة مختلفة للزملاء داخل الشركة؟ Gmail يرسل ردًا تلقائيًا واحدًا، أما Outlook وكثير من أنظمة البريد في الشركات فتسمح برسالتين داخلية وخارجية. يكتب وكيلك النسختين لتكون جاهزًا في الحالتين.
- هل يفعّل todo.is الرد التلقائي بنفسه؟ يكتب وكيلك الرسائل ويذكّرك بتفعيل الرد التلقائي وإيقافه، وأنت تلصق النص في إعدادات بريدك.
JavaScript is required to use the todo.is app.