Mensagem de ausência pronta para clientes e colegas
Antes das férias você tem dez coisas para fechar, e a resposta automática sempre fica por último. Diga ao seu agente do todo.is as datas e quem vai cobrir você, e ele escreve uma mensagem de ausência clara para quem é de fora e para os colegas, uma versão curta para o status do Slack e um lembrete para desligar tudo na volta.
O prompt
- Escreva uma mensagem de ausência para [MOTIVO DA AUSÊNCIA] de [PRIMEIRO DIA FORA] até [DIA DA VOLTA]. Enquanto eu estiver fora, [CONTATO SUBSTITUTO E E-MAIL] cuida de [O QUE ELE COBRE]. Faça 3 versões: uma para quem é de fora, como clientes (profissional), uma para colegas (mais leve) e um status de uma linha para o Slack. Deixe claro se vou olhar o e-mail ([VOU OLHAR O E-MAIL OU NÃO]). Nada de piadas na versão externa. Cada uma com até 80 palavras. Depois me lembre no WhatsApp na noite antes de sair para ativar a resposta automática, e na primeira manhã de volta para desativar.
O que mudar
- [MOTIVO DA AUSÊNCIA]: Por exemplo “férias”, “licença-maternidade”, “um congresso em Recife” ou “atestado médico”. Pode ser vago: “ausência”.
- [PRIMEIRO DIA FORA]: Por exemplo “segunda-feira, 5 de janeiro”.
- [DIA DA VOLTA]: Por exemplo “segunda-feira, 19 de janeiro”. Use o dia em que você realmente volta a trabalhar.
- [CONTATO SUBSTITUTO E E-MAIL]: Por exemplo “Natália Brito, natalia@campolinha.com.br”. Combine com a pessoa antes.
- [O QUE ELE COBRE]: Por exemplo “dúvidas urgentes de clientes e notas fiscais”.
- [VOU OLHAR O E-MAIL OU NÃO]: Por exemplo “sem acesso ao e-mail” ou “olhando uma vez por dia só o que for urgente”.
Exemplo de resultado
- Externa (clientes e parceiros)
- Assunto: Ausente até 19 de janeiro
- Olá,
- Obrigado pelo seu e-mail. Estarei fora do escritório de 5 a 16 de janeiro, sem acesso ao e-mail. Volto na segunda-feira, 19 de janeiro, e respondo assim que retornar.
- Para dúvidas urgentes de clientes ou notas fiscais, fale com Natália Brito pelo e-mail natalia@campolinha.com.br.
- Atenciosamente,
- Otávio Haddad
- Interna (colegas)
- Assunto: De férias até 19/1
- Oi, pessoal! Estou de férias até 19 de janeiro e desconectado. A Natália (natalia@campolinha.com.br) está com as contas da Brenner e da Talo. O resto pode esperar, prometo ler tudo na volta.
- Status do Slack
- De férias até seg 19/1. Urgências de clientes: @natalia
- Outros exemplos
- • Atestado: “Estou afastado hoje por motivo de saúde e respondo quando voltar. Para algo urgente, fale com a Natália: natalia@campolinha.com.br.”
- • Feriado: “Nosso escritório estará fechado na segunda e na terça de Carnaval. Responderemos a todos os e-mails a partir de quarta-feira de Cinzas, depois do meio-dia.”
- • Congresso: “Estou num congresso até quinta-feira, com acesso limitado ao e-mail. Respondo até sexta.”
- • Licença-maternidade: “Estou de licença-maternidade até março. Para assuntos dos meus projetos, fale com a Natália.”
- O que toda mensagem de ausência precisa ter
- • A data de volta (não só “semana que vem”)
- • Um contato substituto com nome e e-mail
- • Se você vai ou não olhar o e-mail
Como fazer com o todo.is
- Copie o prompt e preencha os [colchetes] com as datas e o substituto.
- Cole na tela Hoje do todo.is ou mande para o seu agente no WhatsApp ou Telegram.
- Receba as três versões e cole a externa nas respostas automáticas do Gmail ou do Outlook.
- Seu agente avisa no WhatsApp na véspera de sair para ativar e no primeiro dia de volta para desativar.
Dicas para um resultado melhor
- Informe o dia em que você volta, não o último dia fora. As pessoas querem saber quando vão ter resposta.
- Não conte detalhes da viagem na versão externa. “Fora do escritório” basta e é mais seguro.
- Combine com o substituto antes de colocar o nome dele, e mande também uma lista curta do que está pendente.
- Bloqueie a primeira manhã de volta na agenda. Seu agente pode criar um evento “Colocar e-mails em dia” no Google Agenda.
mensagem de ausência: perguntas frequentes
- O que escrever numa mensagem de ausência? Quando você está fora, quando volta, se vai olhar o e-mail e com quem falar em caso de urgência. Três ou quatro linhas curtas bastam.
- Preciso dizer por que estou ausente? Não. “Estou fora do escritório” é suficiente, principalmente para quem é de fora. Com colegas dá para dar um pouco mais de detalhe.
- Dá para ter uma mensagem diferente para quem é da empresa? O Gmail envia uma única resposta automática, mas o Outlook e muitos sistemas corporativos permitem mensagens separadas para dentro e para fora da organização. Seu agente escreve as duas para você estar pronto nos dois casos.
- O todo.is ativa a resposta automática por mim? Seu agente escreve as mensagens e te lembra de ativar e desativar a resposta automática. Você cola o texto nas configurações do seu e-mail.
JavaScript is required to use the todo.is app.