Message d’absence pour les congés, un déplacement ou un jour férié
Avant de partir en congés, vous avez dix choses à boucler, et la réponse automatique passe toujours en dernier. Donnez à votre agent todo.is vos dates et la personne qui vous remplace : il rédige un message d’absence clair pour l’externe et l’interne, un statut Slack court et un rappel pour le désactiver à votre retour.
Le prompt
- Rédige un message d’absence pour mes [MOTIF DE L’ABSENCE] du [PREMIER JOUR D’ABSENCE] au [JOUR DE RETOUR]. Pendant mon absence, [REMPLAÇANT ET SON E-MAIL] s’occupe de [CE QU’IL OU ELLE GÈRE]. Écris 3 versions : une pour l’externe, comme les clients (professionnelle, vouvoiement), une pour les collègues (plus détendue) et un statut Slack d’une ligne. Précise clairement si je consulte mes e-mails ([CONSULTATION DES E-MAILS OU NON]). Pas d’humour dans la version externe. Moins de 80 mots chacune. Ensuite, rappelle-moi sur WhatsApp la veille de mon départ d’activer la réponse automatique, et le matin de mon retour de la désactiver.
Ce qu’il faut changer
- [MOTIF DE L’ABSENCE]: Par exemple « congés d’été », « congé parental », « un salon à Lyon » ou « arrêt maladie ». Vous pouvez rester vague : « absence ».
- [PREMIER JOUR D’ABSENCE]: Par exemple « lundi 3 août ».
- [JOUR DE RETOUR]: Par exemple « lundi 24 août ». Indiquez le jour où vous êtes réellement de retour au bureau.
- [REMPLAÇANT ET SON E-MAIL]: Par exemple « Nadia Bertrand, nadia.bertrand@agence-lumen.fr ». Demandez-lui son accord d’abord.
- [CE QU’IL OU ELLE GÈRE]: Par exemple « les demandes urgentes des clients et la facturation ».
- [CONSULTATION DES E-MAILS OU NON]: Par exemple « sans accès à mes e-mails » ou « je consulte une fois par jour pour les urgences ».
Exemple de résultat
- Version externe (clients et partenaires)
- Objet : Absent jusqu’au 24 août
- Bonjour,
- Merci pour votre message. Je suis absent du 3 au 21 août inclus, sans accès à mes e-mails. Je serai de retour le lundi 24 août et vous répondrai à ce moment-là.
- Pour toute demande urgente concernant vos projets ou la facturation, vous pouvez contacter Nadia Bertrand : nadia.bertrand@agence-lumen.fr.
- Bien cordialement,
- Omar Haddad
- Version interne (collègues)
- Objet : En congés jusqu’au 24 août
- Bonjour ! Je suis en congés jusqu’au 24 août et totalement déconnecté. Nadia (nadia.bertrand@agence-lumen.fr) reprend les comptes Brennan et Talo. Le reste peut attendre, promis, je lis tout à mon retour.
- Statut Slack
- En congés jusqu’au lun. 24 août. Urgences clients : @nadia
- Autres exemples
- • Arrêt maladie : « Je suis absent aujourd’hui et vous répondrai dès mon retour. Pour toute urgence, contactez Nadia à nadia.bertrand@agence-lumen.fr. »
- • Jour férié / pont : « Nos bureaux sont fermés le vendredi 15 août et le lundi 18 août. Nous traiterons votre message dès le mardi 19 août. »
- • Salon ou déplacement : « Je suis en déplacement jusqu’à jeudi avec un accès limité à mes e-mails. Je vous répondrai vendredi. »
- • Congé parental : « Je suis en congé parental jusqu’en mars. Pour mes dossiers en cours, merci de contacter Nadia Bertrand. »
- Les indispensables d’un message d’absence
- • La date de retour (pas seulement « la semaine prochaine »)
- • Un contact nommé avec son adresse e-mail
- • Si vous consultez vos e-mails ou non
Comment faire avec todo.is
- Copiez le prompt et indiquez vos dates, votre remplaçant et ce qu’il gère dans les [crochets].
- Collez-le dans todo.is sur l’écran Aujourd’hui, ou envoyez-le à votre agent sur WhatsApp ou Telegram.
- Votre agent rédige les trois versions et programme les rappels d’activation et de désactivation.
- Collez le texte dans les réglages de réponse automatique de votre messagerie et dans votre statut Slack. Demandez une version en anglais si vous avez des clients étrangers.
Conseils pour un meilleur résultat
- Indiquez votre jour de retour, pas votre dernier jour d’absence : c’est ce que vos correspondants veulent savoir.
- Ne donnez pas de détails sur votre voyage dans la version externe : « absent » suffit et c’est plus prudent.
- Prévenez votre remplaçant avant de le citer, et envoyez-lui une courte liste de passation.
- Bloquez votre matinée de retour dans l’agenda : votre agent peut ajouter « Tri de la boîte mail » dans Google Agenda.
message d’absence : questions fréquentes
- Que doit contenir un message d’absence ? Vos dates d’absence, votre date de retour, si vous consultez vos e-mails, et la personne à contacter en cas d’urgence. Trois ou quatre lignes suffisent.
- Faut-il préciser la raison de son absence ? Non. « Je suis absent » suffit, surtout pour l’externe. Vos collègues apprécieront un peu plus de détails.
- Peut-on avoir un message différent pour les collègues ? Gmail n’envoie qu’une réponse automatique, mais Outlook et beaucoup de messageries professionnelles permettent un message interne et un message externe. Votre agent écrit les deux pour être prêt dans tous les cas.
- todo.is peut-il activer ma réponse automatique ? Votre agent rédige les messages et vous rappelle de les activer et de les désactiver. C’est vous qui collez le texte dans les réglages de votre messagerie.
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