Mensaje de fuera de la oficina para vacaciones, bajas y viajes
Te vas de vacaciones mañana y la respuesta automática sigue sin escribir. Con este prompt, tu agente de todo.is redacta tres versiones (para clientes, para compañeros y para Slack) con tu fecha de vuelta y la persona de contacto, y te avisa por WhatsApp para activarla la víspera y desactivarla al volver.
El prompt
- Escribe un mensaje de fuera de la oficina por [MOTIVO DE LA AUSENCIA] del [PRIMER DÍA FUERA] al [DÍA QUE VUELVO]. Mientras estoy fuera, [PERSONA DE CONTACTO Y CORREO] se encarga de [QUÉ CUBRE]. Escribe 3 versiones: una para remitentes externos como clientes (profesional, de usted), otra para compañeros (más cercana) y un estado de Slack de una línea. Deja claro si voy a mirar el correo ([MIRO EL CORREO O NO]). Nada de bromas en la externa. Cada una con menos de 80 palabras. Después, recuérdame por WhatsApp la tarde antes de irme que active la respuesta automática, y la primera mañana a la vuelta que la desactive.
Qué cambiar
- [MOTIVO DE LA AUSENCIA]: P. ej. «vacaciones de verano», «baja por paternidad», «un congreso en Barcelona» o «baja médica». Puedes dejarlo en «unos días libres».
- [PRIMER DÍA FUERA]: P. ej. «lunes 3 de agosto».
- [DÍA QUE VUELVO]: P. ej. «lunes 24 de agosto». Pon el día en que de verdad vuelves a tu puesto.
- [PERSONA DE CONTACTO Y CORREO]: P. ej. «Nuria Blanco, nuria@camposur.es». Pregúntale antes.
- [QUÉ CUBRE]: P. ej. «consultas urgentes de clientes y facturas».
- [MIRO EL CORREO O NO]: P. ej. «sin acceso al correo» o «lo reviso una vez al día solo para urgencias».
Ejemplo de resultado
- Externo (clientes y colaboradores)
- Asunto: Fuera de la oficina hasta el 24 de agosto
- Buenos días:
- Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina del 3 al 21 de agosto, sin acceso al correo electrónico. Me reincorporo el lunes 24 de agosto y le responderé entonces.
- Para consultas urgentes de clientes o facturas, puede escribir a Nuria Blanco en nuria@camposur.es.
- Un saludo cordial,
- Óscar Hidalgo
- Interno (compañeros)
- Asunto: De vacaciones hasta el 24 de agosto
- ¡Hola! Estoy de vacaciones hasta el 24 de agosto y desconectado. Nuria (nuria@camposur.es) lleva las cuentas de Bremen y Talo. Lo demás puede esperar: prometo leerlo todo a la vuelta.
- Estado de Slack
- De vacaciones hasta el lun. 24 ago. Temas urgentes de clientes: @nuria
- Otros ejemplos
- • Baja médica: «Hoy estoy de baja y responderé a mi vuelta. Para cualquier urgencia, escriba a Nuria en nuria@camposur.es.»
- • Festivo: «Nuestra oficina permanece cerrada el 12 de octubre por la Fiesta Nacional. Responderemos a todos los correos el día 13.»
- • Congreso: «Estoy en un congreso hasta el jueves con acceso limitado al correo. Le responderé el viernes.»
- • Baja por nacimiento: «Estoy de permiso por nacimiento hasta marzo. Para cualquier tema de mis proyectos, contacte con Nuria.»
- • Bilingüe: si tienes clientes de fuera, pide a tu agente la misma respuesta en inglés debajo de la española
- Imprescindible en cualquier mensaje de ausencia
- • La fecha de vuelta (no «la semana que viene»)
- • Una persona de contacto con nombre y correo
- • Si vas a mirar el correo o no
Cómo hacerlo con todo.is
- Copia el prompt y añade tus fechas, tu sustituto y lo que cubre en los [corchetes].
- Pégalo en la pantalla Hoy de todo.is o envíaselo a tu agente por WhatsApp o Telegram.
- Tu agente escribe las tres versiones y programa los recordatorios para activar y desactivar la respuesta.
- Copia el texto en las respuestas automáticas de tu correo y en tu estado de Slack. Pide una versión en inglés si tienes clientes internacionales.
Consejos para un mejor resultado
- Pon el día en que vuelves, no tu último día fuera. La gente quiere saber cuándo esperar respuesta.
- No des detalles del viaje en la versión externa. «Fuera de la oficina» basta y es más seguro.
- Pregunta a tu sustituto antes de nombrarlo y mándale una lista breve de traspaso.
- Bloquea en tu calendario la primera mañana de vuelta. Tu agente puede añadir «Ponerme al día con el correo» en Google Calendar.
mensaje de fuera de la oficina: preguntas frecuentes
- ¿Qué debe decir un mensaje de fuera de la oficina? Cuándo estás fuera, cuándo vuelves, si miras el correo y a quién contactar para urgencias. Tres o cuatro líneas cortas son suficientes.
- ¿Tengo que explicar por qué no estoy? No es necesario. «Estoy fuera de la oficina» es suficiente, sobre todo con remitentes externos. Con los compañeros puedes dar algún detalle más.
- ¿Puedo poner un mensaje distinto para la gente de mi empresa? Gmail envía una única respuesta automática, pero Outlook y muchos correos corporativos permiten mensajes distintos para dentro y fuera de la organización. Tu agente escribe los dos para que tengas ambos listos.
- ¿todo.is activa la respuesta automática por mí? Tu agente redacta los mensajes y te recuerda activarla y desactivarla. Tú pegas el texto en la configuración de tu correo.
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