Abwesenheitsnotiz schreiben lassen, bevor der Urlaub beginnt
Vor dem Urlaub sind noch zehn Dinge zu erledigen, und die automatische Antwort kommt immer zuletzt. Sag deinem todo.is-Agenten Zeitraum und Vertretung, und er schreibt eine klare Abwesenheitsnotiz für externe und interne Absender, einen kurzen Slack-Status und erinnert dich daran, sie ein- und wieder auszuschalten.
Der Prompt
- Schreib eine Abwesenheitsnotiz für meinen [GRUND DER ABWESENHEIT] vom [ERSTER ABWESENHEITSTAG] bis einschließlich [LETZTER ABWESENHEITSTAG]. Ab [ERSTER TAG ZURÜCK] bin ich wieder da. In der Zeit kümmert sich [VERTRETUNG MIT E-MAIL] um [WOFÜR DIE VERTRETUNG ZUSTÄNDIG IST]. Schreib 3 Versionen: eine für externe Absender wie Kunden (förmlich, mit „Sie“), eine für Kolleginnen und Kollegen (lockerer) und einen einzeiligen Slack- oder Teams-Status. Sag klar, ob ich E-Mails lese: [E-MAILS LESEN ODER NICHT]. Keine Witze in der externen Version, jede Version unter 80 Wörtern, die externe auch auf Englisch. Erinnere mich am Abend vor dem Urlaub per WhatsApp daran, die automatische Antwort einzuschalten, und am ersten Morgen zurück, sie wieder auszuschalten.
Was du ändern solltest
- [GRUND DER ABWESENHEIT]: Z. B. „Urlaub“, „Elternzeit“, „Fortbildung“ oder „Dienstreise“. Für Krankheit reicht „Abwesenheit“.
- [ERSTER ABWESENHEITSTAG]: Z. B. „4. August“.
- [LETZTER ABWESENHEITSTAG]: Z. B. „15. August“.
- [ERSTER TAG ZURÜCK]: Z. B. „Montag, 18. August“. Das ist der Tag, den die Leute wirklich wissen wollen.
- [VERTRETUNG MIT E-MAIL]: Name und Adresse, z. B. „Nadine Brückner, nadine.brueckner@feldwerk.de“.
- [WOFÜR DIE VERTRETUNG ZUSTÄNDIG IST]: Z. B. „dringende Kundenanfragen und Rechnungen“.
- [E-MAILS LESEN ODER NICHT]: Z. B. „keine E-Mails“ oder „ich schaue einmal am Tag rein“.
Beispielergebnis
- Extern (Kunden und Partner)
- Betreff: Abwesend bis einschließlich 15. August
- Guten Tag,
- vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 4. bis einschließlich 15. August nicht im Büro und lese in dieser Zeit keine E-Mails. Ab Montag, dem 18. August, bin ich wieder für Sie da und melde mich dann.
- In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Nadine Brückner: nadine.brueckner@feldwerk.de.
- Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
- Mit freundlichen Grüßen
- Omar Haddad
- Extern auf Englisch
- Thank you for your email. I am out of the office until 15 August and will not be reading emails. I will reply after I return on Monday, 18 August. For urgent matters, please contact Nadine Brückner at nadine.brueckner@feldwerk.de.
- Intern (Kolleginnen und Kollegen)
- Betreff: Urlaub bis 15.08.
- Hallo zusammen, ich bin bis einschließlich 15. August im Urlaub und offline. Nadine (nadine.brueckner@feldwerk.de) kümmert sich um die Kunden Brenner und Talo. Alles andere darf warten, ich lese alles, wenn ich zurück bin.
- Slack- oder Teams-Status
- Urlaub bis 15.08., zurück am Mo, 18.08. Dringendes zu Kunden: @Nadine
- Weitere Beispiele
- • Krankheit: „Ich bin heute nicht erreichbar und melde mich nach meiner Rückkehr. In dringenden Fällen hilft Ihnen Nadine Brückner weiter: nadine.brueckner@feldwerk.de.“
- • Feiertag: „Unser Büro bleibt am 6. Januar (Heilige Drei Könige) geschlossen. Ab dem 7. Januar beantworten wir alle Anfragen.“
- • Elternzeit: „Ich bin bis zum 31. März in Elternzeit. Ihre Ansprechpartnerin in dieser Zeit ist Nadine Brückner.“
- Erinnerungen
- • 3. August, 18 Uhr, WhatsApp: „Abwesenheitsnotiz in Outlook oder Gmail einschalten.“
- • 18. August, 8 Uhr, WhatsApp: „Willkommen zurück. Abwesenheitsnotiz ausschalten.“
So geht’s mit todo.is
- Kopiere den Prompt und trag Zeitraum, Vertretung und deine Erreichbarkeit ein.
- Schick ihn in todo.is ab oder per WhatsApp oder Telegram an deinen Agenten.
- Kopiere die Texte in die automatische Antwort von Outlook oder Gmail und in deinen Status.
- Die beiden Erinnerungen kommen von selbst. Brauchst du die Notiz später wieder, sag einfach „Abwesenheitsnotiz für den 23.–27. Dezember“.
Tipps für ein besseres Ergebnis
- Nenn den Tag, an dem du zurück bist, nicht nur den letzten Urlaubstag. Absender wollen wissen, wann sie eine Antwort bekommen.
- Keine Reiseziele in der externen Version. „Nicht im Büro“ reicht und ist sicherer.
- Frag deine Vertretung, bevor du sie einträgst, und schick ihr eine kurze Übergabeliste.
- Blocke den ersten Vormittag nach dem Urlaub im Kalender. Dein Agent kann „Postfach aufräumen“ in deinen Google Kalender eintragen.
Abwesenheitsnotiz: häufige Fragen
- Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz? Zeitraum, der Tag, ab dem du wieder da bist, eine Vertretung für dringende Fälle und ob E-Mails weitergeleitet werden. Mehr braucht es nicht.
- Muss ich den Grund meiner Abwesenheit nennen? Nein. Gerade bei Krankheit reicht „nicht erreichbar“. Bei Urlaub oder Elternzeit kann der Grund helfen, die Dauer einzuordnen.
- Kann ich für Kollegen eine andere Nachricht einstellen als für Kunden? Ja. Outlook unterscheidet zwischen Absendern innerhalb und außerhalb der Organisation, in Gmail kannst du die automatische Antwort auf deine Kontakte beschränken.
- Kann todo.is die Abwesenheitsnotiz für mich einschalten? Nein, das machst du selbst in deinem E-Mail-Programm. Dein Agent schreibt die Texte und erinnert dich pünktlich an das Ein- und Ausschalten.
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