PDF in Excel umwandeln: echte Zahlen statt Textsalat
Wer eine Tabelle aus einem PDF kopiert, hat am Ende alle Zahlen in einer Zelle und Datumsangaben als Text. Dein todo.is-Agent liest die Tabellen im PDF, baut sie in Excel mit richtigen Zahlen- und Datumsspalten nach und prüft, ob die Summen noch stimmen.
Der Prompt
- Hol die Tabellen aus dem angehängten PDF in eine Excel-Datei: [PDF ANHÄNGEN]. Ich brauche [WELCHE TABELLEN]. Jede Tabelle auf ein eigenes Tabellenblatt, benannt nach ihrer Überschrift, mit genau einer Kopfzeile. Zahlen als echte Zahlen (ohne €-Zeichen und Tausenderpunkte in der Zelle), Datumsangaben als echte Datumswerte im Format [DATUMSFORMAT], und entferne wiederholte Kopfzeilen und Seitenfußzeilen zwischen den Seiten. Hat eine Tabelle eine Summenzeile, prüf, ob sie zur Summe der Zeilen passt, und sag mir, wenn nicht. Kopfzeile fixieren und mir die .xlsx geben.
Was du ändern solltest
- [PDF ANHÄNGEN]: Hänge das PDF an. Gescannte PDFs gehen auch; dein Agent macht zuerst eine Texterkennung.
- [WELCHE TABELLEN]: Z. B. „alle Tabellen“, „nur die Preisliste auf Seite 4 bis 9“ oder „die Umsatztabelle“.
- [DATUMSFORMAT]: Z. B. „TT.MM.JJJJ“, „JJJJ-MM-TT“ oder „wie im PDF“.
Beispielergebnis
- PDF in Excel: Preisliste_Lieferant_2026.pdf
- 18 Seiten · 4 Tabellen gefunden · 4 Tabellenblätter · 312 Datenzeilen
- Blätter in der Arbeitsmappe
- • Preisliste (Seite 2 bis 7): 248 Zeilen · Spalten: Artikelnr., Produkt, Gebinde, Stückpreis, Mindestmenge
- • Mengenrabatte (Seite 8): 12 Zeilen · Spalten: Stufe, Ab Menge, Bis Menge, Rabatt %
- • Versandzonen (Seite 9): 36 Zeilen · Spalten: Zone, Land, Lieferzeit (Tage), Kosten
- • Übersicht (Seite 18): 16 Zeilen mit Summenzeile
- Was dein Agent bereinigt hat
- • Die Preisliste lief über 6 Seiten. Die wiederholte Kopfzeile und die Fußzeilen „Seite 3 von 18“ sind entfernt, es ist eine durchgehende Tabelle
- • „1.249,50 €“ wurde zur Zahl 1249,5 in einer Spalte im Währungsformat Euro, du kannst also sortieren und summieren
- • „12 %“ wurde zu 0,12 im Prozentformat
- • „03. Feb. 2026“ wurde zu einem echten Excel-Datum (TT.MM.JJJJ)
- • Verbundene Zellen in der Kopfzeile wurden aufgelöst, jede Spalte hat ihre eigene Überschrift
- Prüfung
- • Summe laut PDF: 48.720,00 €. Summe der Zeilen: 48.720,00 €. Stimmt
- • 2 Artikel (FW-1182, FW-1190) hatten im PDF keinen Preis. Sie sind gelb markiert, damit du sie ergänzen kannst
- Startklar
- Kopfzeile fixiert, Filter aktiv, Spaltenbreiten passend. Brauchst du eine CSV-Kopie für den Import in DATEV oder ein Warenwirtschaftssystem, sag einfach Bescheid.
So geht’s mit todo.is
- Kopiere den Prompt und gib an, welche Tabellen du brauchst und welches Datumsformat.
- Hänge das PDF in der todo.is-App an oder schick beides per WhatsApp oder Telegram an deinen Agenten.
- Dein Agent findet die Tabellen, baut sie in Excel nach und prüft die Summen.
- Lade die .xlsx herunter oder antworte z. B. „füg eine Spalte mit Bruttopreis inkl. 19 % MwSt. hinzu“.
Tipps für ein besseres Ergebnis
- Hat das PDF viele Tabellen, nenn Tabellennamen oder Seitenzahlen. Dekorative Layout-Tabellen überspringt dein Agent dann.
- Für Kontoauszüge und Rechnungen gibt es eigene Prompts, die die Zeilen zusätzlich kategorisieren. Damit bekommst du mehr als eine reine Tabelle.
- Lass dir eine Spalte „Prüfen“ anlegen, die Zeilen markiert, in denen eine Zahl nicht sicher lesbar war. Das geht schneller, als jede Zelle zu kontrollieren.
- Kommt jeden Monat derselbe Bericht? Mach eine wiederkehrende Aufgabe daraus und leite das neue PDF einfach weiter.
PDF in Excel umwandeln: häufige Fragen
- Kann ich eine gescannte PDF-Tabelle in Excel umwandeln? Ja. Dein Agent macht zuerst eine Texterkennung und baut dann die Tabelle. Saubere Scans liefern das beste Ergebnis, Zahlen von unscharfen Seiten bitte prüfen.
- Warum stehen meine Zahlen nach dem Umwandeln als Text in Excel? Währungszeichen, Leerzeichen und Tausenderpunkte hindern Excel daran, sie als Zahl zu erkennen. Dein Agent entfernt sie und setzt das Zellformat, damit Summen und Sortieren funktionieren.
- Klappt das auch mit Tabellen über viele Seiten? Ja. Die Seiten werden zu einer Tabelle zusammengesetzt, wiederholte Kopf- und Fußzeilen entfernt.
- Bekomme ich das auch als Google Sheets? Du bekommst eine .xlsx-Datei, die sich direkt in Google Sheets öffnen lässt. Mit verbundenem Google-Konto kann dein Agent sie auch in deinem Drive speichern.
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