PDF verkleinern auf die Größe, die Portal oder E-Mail erlauben
Das Bewerbungsportal sagt „maximal 2 MB“, und dein PDF hat wegen eingescannter Seiten und großer Fotos 14 MB. Nenn deinem todo.is-Agenten die Zielgröße: Er verkleinert die Bilder im PDF Schritt für Schritt, hält den Text gestochen scharf, prüft, ob alles lesbar bleibt, und sagt dir, wie klein die Datei geworden ist.
Der Prompt
- Verkleinere das angehängte PDF: [PDF ANHÄNGEN]. Es muss unter [ZIELGRÖSSE] liegen. Verwendung: [VERWENDUNG]. Verkleinere zuerst Bilder und Scans, entferne ungenutzte Daten und doppelte Schriften, aber aller Text bleibt scharf und markierbar. Seitenzahl und Layout bleiben gleich. Schaffst du die Zielgröße nicht, ohne dass es schwer lesbar wird, sag es mir und schlag Alternativen vor, etwa Scans in Graustufen oder das Aufteilen der Datei. Schick mir das verkleinerte PDF mit Größe vorher und nachher.
Was du ändern solltest
- [PDF ANHÄNGEN]: Das PDF anhängen (bis 50 MB). Mehrere Dateien sind okay, jede wird einzeln verkleinert.
- [ZIELGRÖSSE]: Z. B. „2 MB“, „500 KB“, „10 MB für E-Mail“ oder „so klein wie möglich, aber lesbar“.
- [VERWENDUNG]: Z. B. „Upload in ein Bewerbungsportal“, „Ausdruck“ (behält höhere Qualität) oder „nur am Bildschirm lesen“.
Beispielergebnis
- Bericht: Bewerbungsunterlagen.pdf verkleinert
- Vorher: 14,2 MB · Nachher: 1,8 MB · 87 % kleiner · 24 Seiten
- Was die Datei so groß gemacht hat
- • 22 gescannte Seiten mit 600 dpi in Farbe: 12,9 MB
- • 3 eingebettete Kopien derselben Schrift: 0,6 MB
- • Versteckte Vorschaubilder und Bearbeitungsdaten aus der Scanner-App: 0,4 MB
- Was dein Agent gemacht hat
- • Scans von 600 auf 150 dpi heruntergerechnet, das reicht völlig zum Lesen am Bildschirm und zum Ausdrucken
- • Die Schwarz-Weiß-Scans (Seite 4 bis 19: Zeugnisse und Zertifikate) in Graustufen umgewandelt, sieht gleich aus, wiegt aber viel weniger
- • Die 2 Farbseiten (Bewerbungsfoto und Hochschulsiegel) farbig mit JPG-Qualität 75 behalten
- • Doppelte Schriften zusammengeführt und versteckte Daten entfernt
- • Getippte Seiten (Anschreiben, Lebenslauf) unverändert gelassen: Ihr Text war schon klein und vektorscharf
- Lesbarkeitsprüfung
- • Jede Seite in 100 % angesehen: Das Kleingedruckte im Arbeitszeugnis ist weiter lesbar
- • Die Unterschrift auf Seite 24 ist klar erkennbar
- • Text lässt sich weiterhin markieren und durchsuchen
- Größe je Einstellung (zur Orientierung)
- • Bildschirm (72 bis 96 dpi): am kleinsten, gut zum Ansehen, unscharf im Druck
- • Standard (150 dpi): die beste Balance für Uploads und E-Mail
- • Druck (300 dpi): größer, für Dokumente, die hochwertig gedruckt werden
- Falls es noch kleiner sein muss
- • Seite 20 bis 23 sind Fotos von Teilnahmebescheinigungen. Weglassen oder in Graustufen umwandeln brächte die Datei auf etwa 1,2 MB
So geht’s mit todo.is
- Kopiere den Prompt und schreib die maximal erlaubte Größe hinein.
- Hänge das PDF in todo.is auf „Heute“ an oder schick es mit dem Prompt per WhatsApp oder Telegram an deinen Agenten.
- Dein Agent findet heraus, was die Datei schwer macht, und verkleinert sie, bis sie passt.
- Lade das kleinere PDF herunter oder antworte „Seite 2 in höherer Qualität“ oder „noch kleiner“ für den Feinschliff.
Tipps für ein besseres Ergebnis
- Nenn immer das genaue Limit („unter 2 MB“). Stärker als nötig zu komprimieren kostet nur Qualität.
- Scans von schwarzem Text auf weißem Papier lassen sich in Graustufen am besten verkleinern. Farbe lohnt sich nur für Stempel, Siegel, Fotos und Ausweise.
- Stammt das PDF aus Word, lass deinen Agenten es neu aus der Word-Datei exportieren. Ein frischer Export ist oft kleiner als eine komprimierte Kopie.
- Sehr lange Scans können trotzdem zu groß bleiben. Dann ist Aufteilen in zwei Dateien manchmal der einzige Weg unter ein strenges Portal-Limit.
PDF verkleinern: häufige Fragen
- Wie verkleinere ich ein PDF auf unter 1 MB? Gib „unter 1 MB“ als Ziel an. Dein Agent senkt die Bildauflösung schrittweise, hört auf, sobald die Datei passt, und prüft dabei, ob der Text lesbar bleibt.
- Wird die Qualität schlechter, wenn ich ein PDF verkleinere? Nur die der Bilder darin. Getippter Text bleibt scharf, Scans und Fotos werden aber weicher, je stärker du komprimierst.
- Warum ist mein PDF so groß? Meist wegen eingescannter Seiten oder Fotos in hoher Auflösung. Eingebettete Schriften und versteckte Bearbeitungsdaten kommen noch dazu.
- Ist meine Datei sicher? Dein PDF und die verkleinerte Kopie bleiben im Arbeitsbereich deines eigenen Agenten, nur er nutzt sie.
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