Plantilla de factura con cálculos automáticos y tu primera factura en PDF
Cada factura hecha a mano es una ocasión para equivocarte en el IVA, en la retención o en el número. Con este prompt, tu agente de todo.is crea una plantilla de factura con tu logo y todos los datos obligatorios, calcula sola los totales y el vencimiento, y te entrega la primera factura ya rellenada en PDF.
El prompt
- Crea una plantilla de factura para [NOMBRE, NIF Y DIRECCIÓN DE TU NEGOCIO] con mi logo (adjunto). Impuestos: [IVA Y RETENCIÓN DE IRPF]. Condiciones de pago: [CONDICIONES DE PAGO]. Datos de pago: [IBAN U OTRA FORMA DE PAGO]. Incluye: número de factura, fecha de expedición, fecha de vencimiento, nombre, NIF y dirección del cliente, tabla de conceptos (descripción, cantidad, precio unitario, importe), base imponible, descuento, IVA, retención de IRPF si aplica, total a pagar, instrucciones de pago y una línea de agradecimiento. Haz que los totales y el vencimiento se calculen solos. Después rellena la primera factura: [CLIENTE Y CONCEPTOS DE ESTA FACTURA], con el número [NÚMERO DE FACTURA]. Entrégame una plantilla en Excel, otra en Word y la factura en PDF. Recuerda mis datos para la próxima vez.
Qué cambiar
- [NOMBRE, NIF Y DIRECCIÓN DE TU NEGOCIO]: P. ej. «Lucía Herrera Diseño, NIF 12345678Z, C/ Verde 14, 46002 Valencia».
- [IVA Y RETENCIÓN DE IRPF]: P. ej. «IVA 21 % y retención del 15 %» o «exenta de IVA». Si dudas, pregunta a tu gestoría.
- [CONDICIONES DE PAGO]: P. ej. «a 30 días» o «50 % por adelantado y 50 % a la entrega».
- [IBAN U OTRA FORMA DE PAGO]: P. ej. «transferencia al IBAN ES00…» o «Bizum al 600 123 456». Pon solo lo que imprimirías en la factura.
- [CLIENTE Y CONCEPTOS DE ESTA FACTURA]: P. ej. «Estudio Verdi, S.L., Madrid: diseño de logotipo 1 x 1.200 €, manual de marca 1 x 800 €».
- [NÚMERO DE FACTURA]: P. ej. «2026-041». Usa una única serie correlativa.
Ejemplo de resultado
- FACTURA
- Lucía Herrera Diseño
- Lucía Herrera Gil · NIF 12345678Z
- C/ Verde 14, 46002 Valencia
- lucia@herreradiseno.example
- Factura n.º: 2026-041
- Fecha de expedición: 8 de octubre de 2026
- Fecha de vencimiento: 7 de noviembre de 2026 (30 días)
- Cliente
- Estudio Verdi, S.L.
- CIF B00000000
- C/ Mayor 22, 28013 Madrid
- Conceptos
- | Descripción | Cant. | Precio unitario | Importe |
- | Diseño de logotipo, 3 propuestas y archivos finales | 1 | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
- | Manual de marca, 12 páginas | 1 | 800,00 € | 800,00 € |
- Base imponible: 2.000,00 €
- Descuento: 0,00 €
- IVA 21 %: 420,00 €
- Retención IRPF 15 %: −300,00 €
- Total a pagar: 2.120,00 €
- Forma de pago
- Transferencia bancaria a Lucía Herrera Gil, IBAN ES00 0000 0000 0000 0000 0000
- Indica el número de factura como concepto.
- Gracias por confiar en mí.
- Cómo funciona la plantilla
- • Escribe la cantidad y el precio unitario: importes, base, IVA, retención y total se actualizan solos
- • Cambia la fecha de expedición y el vencimiento se mueve según tus condiciones de pago
- • Duplica la hoja para cada factura nueva y suma uno al número
- • Si el cliente es un particular, borra la línea de IRPF: la retención solo se aplica a facturas a empresas y profesionales
- *Nota: los tipos de IVA y de retención dependen de tu actividad y de tu situación, y las facturas a clientes de otros países de la UE pueden llevar inversión del sujeto pasivo. Además, la normativa española sobre programas de facturación está cambiando. Confirma con tu gestoría qué necesitas.*
Cómo hacerlo con todo.is
- Copia el prompt, rellena tu negocio, tus impuestos, las condiciones y el primer cliente, y adjunta tu logo.
- Pégalo en todo.is o envíaselo a tu agente por WhatsApp o Telegram.
- Recibes una plantilla en Excel, otra en Word y la primera factura en PDF.
- La próxima vez basta con escribir: «Factura a Estudio Verdi 6 horas de cambios a 45 € la hora». Con Google conectado, tu agente puede dejar el correo al cliente como borrador en Gmail.
Consejos para un mejor resultado
- Usa una única serie de numeración correlativa. Los saltos o los números repetidos dan problemas con Hacienda.
- Escribe siempre la fecha de vencimiento, no solo «a 30 días». Los clientes pagan antes cuando la fecha está clara.
- Comprueba los datos obligatorios en tu país: en España, NIF de emisor y cliente, fecha, número, base, tipo y cuota de IVA.
- Describe bien el trabajo. «Diseño de logotipo, 3 propuestas» evita preguntas que retrasan el pago.
- Crea una tarea recurrente para revisar cada lunes qué facturas han vencido y preparar un recordatorio amable para cada una.
plantilla de factura: preguntas frecuentes
- ¿Qué datos debe llevar una factura? Número y serie, fecha, nombre y NIF de quien emite y de quien recibe, domicilios, descripción de los servicios o productos, base imponible, tipo de IVA y cuota, retención si procede y total. Algunas actividades exigen menciones adicionales.
- ¿Envío la factura en PDF o en Excel? Al cliente, en PDF, para que nada cambie por error. Guarda la plantilla en Excel o Word para crear la siguiente.
- ¿Esta plantilla de factura es válida legalmente? Incluye los campos habituales, pero las normas cambian según el país, la actividad y el programa que uses para facturar. Confirma con tu gestoría que tus facturas cumplen los requisitos actuales.
- ¿todo.is puede enviar la factura y reclamar los impagos? Con Google conectado, tu agente puede preparar el correo con la factura y enviarlo después de que lo apruebes. Una tarea recurrente puede avisarte de las facturas pendientes y redactar los recordatorios.
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