Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben, die sich selbst ausrechnet
Selbstständige und kleine Betriebe verlieren Zeit mit kaputten Formeln und abgetippten Kundendaten. Gib deinem todo.is-Agenten einmal deine Firmendaten, und er baut eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben, automatischen Summen und Umsatzsteuer. Danach schreibt er jede neue Rechnung, sobald du ihm Kunde und Leistung schickst.
Der Prompt
- Erstelle eine Rechnungsvorlage für [FIRMENNAME UND ADRESSE] mit meinem Logo (angehängt). Steuer: [STEUERNUMMER ODER UST-IDNR UND STEUERSATZ ODER KLEINUNTERNEHMER]. Zahlungsziel: [ZAHLUNGSZIEL]. Bankverbindung: [IBAN, BIC UND BANK]. Enthalten sein sollen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG: fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Name und Anschrift des Kunden, Positionstabelle (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis), Nettobetrag, Umsatzsteuer mit Satz und Betrag, Bruttobetrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungshinweis mit Rechnungsnummer als Verwendungszweck und eine kurze Dankeszeile. Summen und Fälligkeitsdatum sollen sich automatisch berechnen. Fülle dann die erste Rechnung aus: [KUNDE UND LEISTUNGEN], Rechnungsnummer [RECHNUNGSNUMMER]. Liefere eine Excel-Vorlage, eine Word-Vorlage und die fertige Rechnung als PDF. Merk dir meine Daten für das nächste Mal.
Was du ändern solltest
- [FIRMENNAME UND ADRESSE]: Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, z. B. „Lina Haas Design, Karl-Heine-Straße 14, 04229 Leipzig“.
- [STEUERNUMMER ODER UST-IDNR UND STEUERSATZ ODER KLEINUNTERNEHMER]: Z. B. „Steuernummer 231/123/45678, 19 % USt“ oder „Kleinunternehmer nach § 19 UStG, keine USt“.
- [ZAHLUNGSZIEL]: Z. B. „14 Tage ohne Abzug“ oder „30 Tage, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“.
- [IBAN, BIC UND BANK]: Deine Geschäftskontodaten. Optional zusätzlich PayPal.
- [KUNDE UND LEISTUNGEN]: Kunde mit Adresse und die Positionen mit Menge und Preis, z. B. „Logo-Entwicklung, 1 x 1.200 €“. Leistungszeitraum nicht vergessen.
- [RECHNUNGSNUMMER]: Z. B. „2026-041“. Ab dann zählt dein Agent fortlaufend weiter.
Beispielergebnis
- RECHNUNG
- Lina Haas Design
- Karl-Heine-Straße 14, 04229 Leipzig
- lina@haasdesign.example · 0341 1234567
- Steuernummer: 231/123/45678
- Studio Verde GmbH
- z. H. Herrn Marco Ferri
- Sendlinger Straße 22
- 80331 München
- Rechnungsnummer: 2026-041
- Rechnungsdatum: 08.10.2026
- Leistungszeitraum: 01.09.2026 bis 30.09.2026
- Positionen
- | Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
- | 1 | Logo-Entwicklung, 3 Entwürfe und Reinzeichnung | 1 | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
- | 2 | Gestaltungsrichtlinien, 12 Seiten | 1 | 800,00 € | 800,00 € |
- Nettobetrag: 2.000,00 €
- zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 380,00 €
- Rechnungsbetrag: 2.380,00 €
- Zahlung
- Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 22.10.2026 ohne Abzug auf folgendes Konto:
- Lina Haas, IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, BIC XXXXDEXX, Beispielbank Leipzig
- Verwendungszweck: 2026-041
- Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
- So funktioniert die Vorlage
- • Menge und Einzelpreis eintragen, Gesamtpreis, Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnen sich selbst
- • Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus Rechnungsdatum plus Zahlungsziel
- • Steuersatz in einer Zelle umstellbar: 19 %, 7 % oder 0 % mit Kleinunternehmer-Hinweis
- • Für Kleinunternehmer erscheint automatisch: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- Pflichtangaben im Überblick
- • Vollständiger Name und Anschrift von dir und dem Kunden
- • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- • Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- • Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum oder -zeitraum
- • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- • Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge ein entsprechender Hinweis
So geht’s mit todo.is
- Kopiere den Prompt, trag Firmendaten, Steuerangaben und Bankverbindung ein und häng dein Logo an.
- Schick ihn in todo.is ab oder per WhatsApp oder Telegram an deinen Agenten.
- Du bekommst Excel- und Word-Vorlage sowie die erste Rechnung als PDF.
- Für jede weitere Rechnung reicht eine Nachricht wie „Rechnung an Studio Verde: 6 Stunden Beratung à 95 €, Oktober“.
Tipps für ein besseres Ergebnis
- Nutze einen durchgehenden Nummernkreis ohne Lücken oder doppelte Nummern. Das Finanzamt achtet darauf.
- Schreib das Fälligkeitsdatum aus, nicht nur „14 Tage“. Kunden zahlen schneller, wenn das Datum klar ist.
- Beschreib die Leistung genau. „Logo-Entwicklung, 3 Entwürfe“ verhindert Rückfragen, die die Zahlung verzögern.
- Prüf mit deiner Steuerberatung, ob du für Geschäftskunden schon E-Rechnungen ausstellen musst. In Deutschland läuft die Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen ab 2027 schrittweise aus.
- Leg eine wiederkehrende Aufgabe an: jeden Montag prüfen, welche Rechnungen überfällig sind, und für jede eine freundliche Zahlungserinnerung entwerfen.
Rechnungsvorlage: häufige Fragen
- Was muss auf einer Rechnung stehen? Nach § 14 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistung und Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinbeträgen bis 250 € gelten vereinfachte Regeln.
- Rechnung als PDF oder als Excel verschicken? Immer als PDF, die lässt sich nicht versehentlich ändern. Excel und Word sind nur deine Vorlagen zum Ausfüllen.
- Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt, Stichwort E-Rechnung? Für Privatkunden ja. Bei Geschäftskunden in Deutschland wird die E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) mit Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028 Pflicht. Lass dich dazu von deiner Steuerberatung beraten.
- Kann todo.is die Rechnung verschicken und Mahnungen schreiben? Mit verbundenem Gmail legt dein Agent die E-Mail mit PDF als Entwurf an und verschickt sie erst nach deiner Freigabe. Zahlungserinnerungen kann er als wiederkehrende Aufgabe vorbereiten.
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