Resumir correos de Gmail con IA y saber qué contestar primero
Vuelves del fin de semana o de vacaciones y tienes 86 correos sin leer. Con este prompt, tu agente de todo.is lee tu Gmail, separa lo que necesita respuesta de lo que puedes leer luego o ignorar, saca lo que te piden y para cuándo, y te dice por qué tres empezar. No archiva, no borra y no responde nada.
El prompt
- Lee mis correos sin leer de Gmail de [PERIODO] y hazme un resumen de la bandeja de entrada. Clasifica cada correo en 3 grupos: Necesita respuesta mía, Para leer luego y Se puede ignorar (promociones, notificaciones, newsletters). Para cada correo de los dos primeros grupos escribe una línea: remitente, asunto, qué quiere y si hay plazo. Pon arriba del todo los correos de [REMITENTES IMPORTANTES]. En Necesita respuesta, añade la urgencia (hoy, esta semana, sin prisa). Al final, dime cuántos correos hay en cada grupo y sugiéreme por cuáles 3 empezar. Envíame el resumen a [DÓNDE ENVIARLO]. No archives, borres, etiquetes ni respondas nada.
Qué cambiar
- [PERIODO]: Por ejemplo «las últimas 24 horas», «desde el viernes a las 18:00» o «los últimos 7 días» al volver de vacaciones.
- [REMITENTES IMPORTANTES]: Personas o dominios que van siempre primero, por ejemplo «mi jefa Elena, cualquiera de @nortevia.es».
- [DÓNDE ENVIARLO]: Aquí en todo.is, o por WhatsApp, Telegram, Slack o email.
Ejemplo de resultado
- Resumen de la bandeja: 86 sin leer desde el viernes a las 18:00
- • Necesitan respuesta: 7
- • Para leer luego: 14
- • Se pueden ignorar: 65
- Necesitan respuesta
- 1. Elena Prieto (tu jefa), «Previsión de plantilla T4»: quiere el plan de contrataciones de tu equipo para la reunión de presupuestos. Hoy, antes de las 15:00.
- 2. Luis Martín, Nortevia, «Contrato, versión 3 con cambios»: pregunta si aceptas las nuevas condiciones de pago (60 días). Hoy.
- 3. Paula Sanz, «Ponencia en el taller»: te pide confirmar la charla del 20 de marzo. Esta semana.
- 4. Administración, Estudio Hinojo, «Falta el número de pedido»: tu factura está parada hasta que envíes el número de pedido. Esta semana.
- 5. Tomás Vidal, «¿Café la semana que viene?»: propone martes o jueves. Sin prisa.
- 6. Soporte IT, «Devolución del portátil»: te pide elegir fecha para cambiar el portátil antiguo. Sin prisa.
- 7. Marta (tu hermana), «Cena del cumple de mamá»: pregunta si te va bien el sábado a las 21:00. Esta semana.
- Para leer luego
- • Equipo de producto: notas de la versión 4.2, con dos funciones que te pidieron clientes
- • RR. HH.: el plazo para elegir la retribución flexible termina el 31 de octubre
- • Nortevia: acta de la reunión del jueves, sin tareas para ti
- • Banco: tu extracto ya está disponible
- • 10 más: novedades del equipo, documentos compartidos y cambios en el calendario
- Se pueden ignorar
- • 31 promociones (ofertas de tiendas, viajes, pruebas de software)
- • 22 notificaciones (LinkedIn, GitHub, resúmenes de Slack)
- • 12 newsletters
- Empieza por estos
- 1. Envía a Elena la previsión de plantilla: la necesita antes de las 15:00.
- 2. Responde a Luis sobre el pago a 60 días para que el contrato no se atasque.
- 3. Envía el número de pedido a Estudio Hinojo para cobrar tu factura.
Cómo hacerlo con todo.is
- Conecta tu cuenta de Google en todo.is para que tu agente pueda leer tu Gmail.
- Copia el prompt, indica el periodo y tus remitentes importantes, y pégalo en la pantalla Hoy o envíaselo a tu agente por WhatsApp o Telegram.
- Lee el resumen y abre solo los hilos que te necesitan. Tu agente no toca tu bandeja.
- ¿Lo quieres a diario? Empieza el prompt con «de lunes a viernes a las 8:00» y se convierte en una tarea recurrente.
Consejos para un mejor resultado
- Indica tus remitentes importantes. Un resumen solo sirve si tu jefa y tus clientes clave nunca quedan enterrados entre promociones.
- Al volver de vacaciones, usa un periodo largo como «los últimos 10 días» y pide solo el grupo Necesita respuesta.
- Pide a tu agente que redacte también las respuestas a los 3 primeros. Las guarda como borradores en Gmail para que las revises.
- Si clasifica algo mal, díselo («los correos de Estudio Hinojo siempre necesitan respuesta») y lo recordará la próxima vez.
resumir correos de Gmail con IA: preguntas frecuentes
- ¿La IA puede resumir mi bandeja de Gmail? Sí. Con tu cuenta de Google conectada, tu agente de todo.is lee los correos sin leer y escribe un resumen breve agrupado por lo que requiere acción, con remitente, petición y plazo.
- ¿El agente va a borrar o archivar mis correos? No. Este prompt solo lee y resume. Tu agente te pide permiso antes de borrar nada y no cambia etiquetas salvo que se lo pidas.
- ¿Cuántos correos puede resumir de una vez? Funciona bien con el correo de un día normal o de una semana. Para atrasos muy grandes, pide un grupo cada vez, empezando por Necesita respuesta.
- ¿Mis correos son privados? Tu agente lee tu Gmail solo para hacer la tarea que le has dado, y los resultados se quedan en tu propio espacio de trabajo del agente.
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