Un résumé de vos mails Gmail qui vous dit ce qui vous attend
Vous ouvrez Gmail : 140 messages non lus et aucune idée par où commencer. Avec ce prompt, votre agent todo.is lit vos non-lus, classe chaque e-mail en « à traiter », « pour info » et « à ignorer », résume chacun en une ligne, et vous traitez d’abord les cinq qui comptent.
Le prompt
- Lis mes e-mails Gmail non lus de [PÉRIODE] et fais-m’en un résumé. Classe chaque e-mail dans 3 groupes : À traiter (réponse attendue de ma part), Pour info (à lire plus tard) et À ignorer (promotions, notifications, newsletters). Pour chaque e-mail des deux premiers groupes, écris une ligne : expéditeur, objet, ce qu’il attend et l’échéance éventuelle. Mets en tête les e-mails de [EXPÉDITEURS PRIORITAIRES]. Dans À traiter, indique l’urgence (aujourd’hui, cette semaine, pas pressé). À la fin, donne le nombre d’e-mails par groupe et propose les 3 à traiter en premier. Envoie le résumé [OÙ L’ENVOYER]. N’archive, ne supprime, ne libelle et ne réponds à rien.
Ce qu’il faut changer
- [PÉRIODE]: Par exemple « les dernières 24 heures », « depuis vendredi 18 h » ou « les 7 derniers jours » au retour de congés.
- [EXPÉDITEURS PRIORITAIRES]: Les personnes ou domaines toujours en premier, par exemple « ma responsable Nadia, tout le monde chez @nordvent.fr ».
- [OÙ L’ENVOYER]: Ici dans todo.is, ou sur WhatsApp, Telegram, Slack ou par e-mail.
Exemple de résultat
- Résumé : 86 non lus depuis vendredi 18 h
- • À traiter : 7
- • Pour info : 14
- • À ignorer : 65
- À traiter
- 1. Nadia Perrin (responsable), « Effectifs T4 » : veut le plan de recrutement de votre équipe pour la réunion budget. Aujourd’hui, avant 15 h.
- 2. Léo Martin, Nordvent, « Contrat, version 3 annotée » : vous demande si vous acceptez les nouvelles conditions de paiement (45 jours fin de mois). Aujourd’hui.
- 3. Sophie Lambert, « Créneau d’intervention » : vous demande de confirmer votre intervention du 20 mars. Cette semaine.
- 4. Comptabilité, Studio Fenouil, « Numéro de bon de commande manquant » : votre facture est bloquée tant qu’ils n’ont pas le numéro. Cette semaine.
- 5. Thomas Bernard, « Un café la semaine prochaine ? » : propose mardi ou jeudi. Pas pressé.
- 6. Support informatique, « Restitution du portable » : vous demande de choisir une date pour échanger votre ancien ordinateur. Pas pressé.
- 7. Camille (sœur), « Dîner d’anniversaire de maman » : demande si samedi 19 h vous va. Cette semaine.
- Pour info
- • Équipe produit : notes de version 4.2, deux fonctionnalités demandées par vos clients
- • RH : la campagne de choix de mutuelle se termine le 31 octobre
- • Nordvent : compte rendu de la réunion de jeudi, rien à faire pour vous
- • Banque : votre relevé est disponible
- • 10 autres : points d’équipe, documents partagés, changements d’agenda
- À ignorer
- • 31 promotions (soldes, offres de voyage, essais de logiciels)
- • 22 notifications (LinkedIn, GitHub, résumés Slack)
- • 12 newsletters
- À traiter en premier
- 1. Envoyer les effectifs à Nadia : elle en a besoin avant 15 h.
- 2. Répondre à Léo sur les 45 jours fin de mois pour ne pas bloquer le contrat.
- 3. Envoyer le numéro de bon de commande au Studio Fenouil pour être payé.
Comment faire avec todo.is
- Connectez votre compte Google dans todo.is pour que votre agent puisse lire votre Gmail.
- Copiez le prompt, indiquez la période et vos expéditeurs prioritaires, puis collez-le sur l’écran Aujourd’hui ou envoyez-le à votre agent sur WhatsApp ou Telegram.
- Lisez le résumé et ouvrez les fils qui vous concernent. Votre agent ne touche pas à votre boîte.
- Vous le voulez chaque jour ? Ajoutez « chaque jour ouvré à 8 h » au début : il devient une tâche récurrente.
Conseils pour un meilleur résultat
- Nommez vos expéditeurs prioritaires. Un résumé n’est utile que si votre manager et vos clients clés ne se perdent jamais sous les promos.
- Au retour de vacances, prenez une période plus longue, comme « les 10 derniers jours », et demandez seulement le groupe À traiter.
- Demandez aussi à votre agent de préparer les réponses aux 3 premiers : il les enregistre en brouillons Gmail pour que vous les relisiez.
- Si un e-mail atterrit dans le mauvais groupe, dites-le (« les mails du Studio Fenouil sont toujours à traiter ») : votre agent s’en souviendra.
résumé de mails Gmail : questions fréquentes
- L’IA peut-elle résumer ma boîte Gmail ? Oui. Une fois votre compte Google connecté, votre agent todo.is lit vos non-lus et rédige un résumé court classé par action, avec l’expéditeur, la demande et l’échéance.
- L’agent va-t-il supprimer ou archiver mes e-mails ? Non. Ce prompt se contente de lire et de résumer. Votre agent demande votre accord avant toute suppression et ne modifie pas les libellés sans que vous le demandiez.
- Combien d’e-mails peut-il résumer d’un coup ? Il est à l’aise avec une journée ou une semaine de courrier normal. Pour un très gros arriéré, demandez un groupe à la fois, en commençant par À traiter.
- Mes e-mails restent-ils privés ? Votre agent ne lit votre Gmail que pour la tâche que vous lui confiez, et les résultats restent dans votre propre espace de travail.
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