Gmail-Posteingang zusammenfassen und wissen, was heute wirklich zählt
Nach dem Wochenende oder dem Urlaub warten 86 ungelesene Mails, und irgendwo dazwischen steckt die eine, die heute noch beantwortet werden muss. Dein todo.is-Agent liest deine ungelesenen Gmail-Nachrichten, sortiert sie in drei Gruppen und sagt dir, womit du anfangen solltest. Er archiviert, löscht und beantwortet nichts.
Der Prompt
- Lies meine ungelesenen Gmail-Nachrichten aus [ZEITRAUM] und fass meinen Posteingang zusammen. Sortier jede Mail in 3 Gruppen: Antwort von mir nötig, Zur Info (später lesen) und Kann weg (Werbung, Benachrichtigungen, Newsletter). Schreib zu jeder Mail der ersten beiden Gruppen eine Zeile: Absender, Betreff, was die Person will und eine eventuelle Frist. Mails von [WICHTIGE ABSENDER] kommen ganz nach oben. Bei „Antwort nötig“ gib die Dringlichkeit an (heute, diese Woche, eilt nicht). Sag mir am Ende, wie viele Mails in jeder Gruppe sind, und schlag vor, welche 3 ich zuerst erledigen soll. Schick die Zusammenfassung an [WOHIN SCHICKEN]. Nichts archivieren, löschen, labeln oder beantworten.
Was du ändern solltest
- [ZEITRAUM]: Z. B. „den letzten 24 Stunden“, „seit Freitag 18 Uhr“ oder nach dem Urlaub „den letzten 7 Tagen“.
- [WICHTIGE ABSENDER]: Personen oder Domains, die immer zuerst kommen, z. B. „meiner Chefin Dana, allen von @nordwind.de“.
- [WOHIN SCHICKEN]: Hier in todo.is, oder WhatsApp, Telegram, Slack oder E-Mail.
Beispielergebnis
- Posteingang: 86 ungelesen seit Freitag 18 Uhr
- • Antwort nötig: 7
- • Zur Info: 14
- • Kann weg: 65
- Antwort nötig
- 1. Dana Pohl (Chefin), „Personalplanung Q4“: braucht die Einstellungsplanung deines Teams für die Budgetrunde. Heute, vor 15 Uhr.
- 2. Leo Martens, Nordwind, „Vertragsentwurf v3“: fragt, ob du die neuen Zahlungsbedingungen (45 Tage netto) akzeptierst. Heute.
- 3. Priya Shah, „Vortrag beim Workshop“: bittet um Bestätigung für den Vortrag am 20. März. Diese Woche.
- 4. Buchhaltung, Fenchel Studio, „Bestellnummer fehlt“: deine Rechnung liegt auf Eis, bis du eine Bestellnummer schickst. Diese Woche.
- 5. Tom Becker, „Kaffee nächste Woche?“: schlägt Dienstag oder Donnerstag vor. Eilt nicht.
- 6. IT-Support, „Laptop-Tausch“: bittet dich, einen Termin für den Austausch zu wählen. Eilt nicht.
- 7. Mia (Schwester), „Geburtstagsessen für Mama“: fragt, ob Samstag 19 Uhr passt. Diese Woche.
- Zur Info
- • Produktteam: Release Notes für Version 4.2, zwei Funktionen, nach denen deine Kunden gefragt haben
- • Personalabteilung: Anmeldung für das Jobrad endet am 31. Oktober
- • Nordwind: Protokoll vom Donnerstag, nichts zu tun für dich
- • Bank: dein Kontoauszug ist da
- • 10 weitere: Team-Updates, geteilte Dokumente, Kalenderänderungen
- Kann weg
- • 31 Werbemails (Zalando, Reiseangebote, Software-Tests)
- • 22 Benachrichtigungen (LinkedIn, GitHub, Slack-Zusammenfassungen)
- • 12 Newsletter
- Zuerst erledigen
- 1. Dana die Personalplanung schicken: Sie braucht sie vor 15 Uhr.
- 2. Leo zu den 45 Tagen antworten, damit der Vertrag nicht hängen bleibt.
- 3. Fenchel Studio die Bestellnummer schicken, damit deine Rechnung bezahlt wird.
So geht’s mit todo.is
- Verbinde in todo.is dein Google-Konto, damit dein Agent Gmail lesen kann.
- Kopiere den Prompt, wähle den Zeitraum und trag deine wichtigsten Absender ein.
- Schick ihn ab. Dein Agent liest die Mails und schickt dir die Zusammenfassung dorthin, wo du willst.
- Mach daraus eine tägliche Aufgabe, z. B. „jeden Werktag um 8:00“, oder lass ihn Antworten auf die Top 3 als Entwürfe anlegen.
Tipps für ein besseres Ergebnis
- Nenn deine wichtigen Absender. Eine Zusammenfassung nützt nur, wenn Chefin und Schlüsselkunden nie unter Werbung verschwinden.
- Nach dem Urlaub: längeren Zeitraum wie „die letzten 10 Tage“ und nur „Antwort nötig“ anfordern.
- Bitte deinen Agenten, auch Antworten auf die Top 3 zu entwerfen. Er speichert sie als Gmail-Entwürfe, die du prüfst.
- Landet etwas in der falschen Gruppe, sag es ihm („Mails von Fenchel brauchen immer eine Antwort“), dann merkt er sich das.
Gmail-Posteingang zusammenfassen: häufige Fragen
- Kann KI meinen Gmail-Posteingang zusammenfassen? Ja. Mit verbundenem Google-Konto liest dein todo.is-Agent deine ungelesenen Mails und schreibt eine kurze Zusammenfassung, gruppiert danach, was zu tun ist, mit Absender, Anliegen und Frist.
- Löscht oder archiviert der Agent meine Mails? Nein. Dieser Prompt liest und fasst nur zusammen. Vor dem Löschen fragt dein Agent immer nach deinem OK, und Labels ändert er nur, wenn du es willst.
- Wie viele Mails schafft er auf einmal? Einen normalen Tag oder eine Woche Mails problemlos. Bei sehr großen Rückständen lass dir lieber eine Gruppe nach der anderen geben, zuerst „Antwort nötig“.
- Bleiben meine Mails privat? Dein Agent liest Gmail nur für die Aufgabe, die du ihm gibst, und die Ergebnisse bleiben in deinem eigenen Agenten-Arbeitsbereich.
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